Senin, 13 Desember 2010

Mengelola Kartu Utang KD.1 dan KD. 2



 Mempersiapkan pengelolaan kartu utang
Utang merupakan pengorbanan manfaat ekonomis yang akan terjadi pada waktu yang akan datang yang di sebabkan oleh kewajiban – kewajiban di waktu sekarang dari suatu badan usaha yang akan di penuhi dengan memberikan jasa maupun menstransfer aktiva kepada badan usaha lain dimasa datang sebagai akibat dari transaksi – transaksi yang sudah lalu.
Untuk mengelola kartu utang memerlukan pengidentifikasian, pengelompokan dan membukukan data mutasi utang ke kartu utang. Dalam aktivitas pencatatan akuntansi untuk mengelola utang adalah kartu utang, jurnal pembelian dan pengeluaran kas
Ada dua metode pencatatan utang yaitu account payable procedure dan voucher payable procedure. Dalam account payable procedure, catatan utang adalah berupa kartu utang yang di selenggarakan untuk tiap kreditur, yang memperlihatkan catatan mengenai nomor faktur dari pemasok, jumlah yang terutang, jumlah pembayaran, dan saldo utang. Dalam voucher payable procedure, tidak diselengarakan kartu utang, namun di gunakan asrip voucher (bukti kas keluar) yang di simpan dalam arsip menurut abjad atau menurut tanggal jatuh temponya. Arsip bukti kas keluar ini berfungsi sebagai catatan utang.
Pancatatan Dengan Account Payable Procedure
Dokumen yang di gunakan dalam account payable procedure adalah :
1.      Faktur dari pemasok
2.      Kwitansi tanda terima uang yang ditandatangani oleh pemasok atau tembusan surat pemberitahuan yang di kirim ke pemasok, yang berisi keterangan untuk apa pembayaran tersebut di lakukan.
Catatan akuntansi yang di gunakan dalam account payable procedure adalah :
1.      Kartu utang,digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo utang kepada tiap kreditur
2.      Jurnal pembelian, digunakan untuk mencatat transaksi pembelian
3.      Jurnal pengeluaran kas, digunakan untuk mencatat transaksi pembayaran utang dan pengeluaran kas yang lain.
Prosedur pencatatan utang dengan account payable procedure adalah sebagai berikut:
            Pada saat faktur dari pemasok telah di setujui untuk di bayar
1.      Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian
2.      Informasi dalam jurnal pembelian kemudian di posting kedalam kartu utang yang di selenggarakan untuk setiap kreditur.
      Pada saat jumlah dalam faktur di bayar
3.      Cek di catat dalam jurnal pengeluaran kas
4.      Informasi dalam jurnal pengeluaran kas yang bersangkutan dengan pembayaran hutang di posting kedalam kartu hutang. Berikut prosedur pencatatan hutang dengan account payable procedure
CATATAN HUTANG DENGAN ACCOUNT PAYABLE PROCEDURE
Ø  Pencatatan Transaksi Timbulnya Utang 
Faktur yang diterima dari pemasok kemudian dicatat ke dalam Jurnal Pembelian, karena ini merupakan pembelian yang dilakukan secara kredit.
Ø  Pencatatan Transaksi Pembayaran Utang
Saat pembayaran utang, diterima kwitansi dari pemasok.  Kwitansi yang diberikan pemasok kemudian dicatat dalam jurnal pengeluaran kas.

Voucher Payable Prosedure
Jika dalam account payable procedure, pencatatan utang melalui 4 tahap, sedangkan dalam voucher payable procedure, pencatatan utang melalui dua tahap dalam register bukti kas keluar dan jurnal pengeluaran kas.
Dokumen yang digunakan dalam pencatatan voucher payable procedure adalah :
Bukti kas keluar atau kombinasi bukti kas keluar dan cek. Bukti kas keluar ini merupakan formulir pokok dalam voucher payable procedure.
Dimana bukti kas keluar ini , mempunyai tiga fungsi yaitu :
1.      Sebagai surat perintah kepada bagian kassa untuk melakukan pengeluaran kas sejumlah yang tercantum di dalamnya.
2.      Sebagai pemberitahuan kepada kreditor mengenai tujuan pembayarannya.
3.      Sebagai media untuk dasar pencatatan utang dan persediaan.
Seperti hal nya harta perusahaan, maka utang perusahaan pun di bagi menjadi 2 kelompok, yaitu hutang lancar dan hutang jangka panjang. Utang lancar adalah hutang – hutang yang harus dilunasi dalam jangka pendek atau tidak lebih dari satu tahun. Termasuk hutang jangka pendek:
1.      Hutang dagang yakni hutang yang terjadi karena pembelian barang di lakukan secara kredit. Hutang dagang biasanya tidak di jamin dengan surat perjanjian, terjadi karena semata – mata karena atas dasar kepercayaan.
2.      Utang wesel ( notes payable ) yaitu utang dengan jaminan surat perjanjian khusus dalam bentuk wesel yang di atur dengan undang – undang.
3.      Beban – beban yang masih harus di bayar ( accrual payable ) yaitu beban yang sudah terjadi dan harus di catat, tetapi pada saat menyusun neraca belum di bayar. Termasuk kelompok ini : utang bunga, utang sewa dan utang gaji
4.      Utang pajak yaitu pajak yang belum di setor kekas negara
5.      Pendapatan diterima dimuka yaitu penerimaan – penerimaan dari pihak lain untuk jasa yang belum di serahkan oleh pihak perusahaan. Misalnya : Bunga diterima dimuka atau sewa diterima dimuka.
Utang jangka panjang ( long term liabilities ) adalah hutang yang jatuh tempo pelunasan lebih dari satu tahun. Termasuk kelompok hutang jangka panajang :
  1. Hutang oblgasi ( Bond payable ) yaitu hutang kepada pemegang obligasi yang di keluarkan oleh perusahan.
  2. Hutang hipotik ( mortage notes payable ) yaitu hutang parusahaan yang di jamindengan benda – benda tidak bergerak seperti tanah, bangunan gedung dan sebagainya.
 Mengidentifikasi Data Mutasi Utang
Buku besar pembantu merupaka perluasan dari buku besar. Catatan dalam buku besar pembantu merupakan perincian dari salah satu perkiraan yang terdapat dalam buku besar umum. Seperi kita ketahui, bahwa catatan akuntansi untuk mengelola hutang adalah kartu hutang, jurnal pembelian dan jurnal pengeluaran kas. Seperti hal nya dengan piutang dagang, perusahaan juga membutuhkan catatan yang menunjukan hutang pada masing – masing kreditur. Untuk itu perlu di sediakan satu buah rekening kontrol, yang di sebut hutang dagang di buku besar dan rekening – rekening hutang kepada masing – masing kreditur dalam buku pembantu hutang. Jadi satu kreditur, satu buku pembantu hutang ( kartu hutang ). Sedangkan dasar di dalam kartu hutang ini adalah dari jurnal pembelian dan jurnal pengeluaran kas.

Adapun bentuk dari kartu hutang tersebut adalah :

Nama               :
Alamat                        :
                                                                                                            File:
Tanggal
Keterangan
Ref
Saldo
Debet
Kredit
















Amati buku besar pembatu diatas. Setiap perkiraan diberi kode file dengan huruf pertama dari nama kreditur yang bersangkutan misalnya : Nama kreditur Toko Mawar dengan kode file M, kode tersebut menunjukkan bukti (dokumen). Pencatatan transaksi yang bersangkutan ada difile dengan kode M disusun demikian untuk memudahkan mencari dokumen bersangkutan. Jika diperlukan lajur referensi diisi dengan nomor halaman jurnal pembelian. Tanda tersebut menunjukkan bahwa catatan yang bersangkutan berhubungan dengan catatan pada jurnal pembelian halaman satu . Catatan dlam jurnal pembelian dalam buku besar pembantu utang berasal dari sumber yang sama yaitu faktur pembelian.
Jurnal pembelian di perguanakn untuk mencatat pembelian secara kredit. Jurnal pembelian yang sederhana hanya memiliki stu kolom jumlah rupiah, seperti halnya jurnal penjualan akan tetapi jurnal pembelian dapat juga dirancang untuk mencatat pembelian perlengkapan ( tidak hanya mencatat pembelian barang dagangan ). Bentuk dari pada jurnal pembelian adalah sbb:



Tanggal
No
Perkiraan
Ref
Debet
Kredit
yang dikredit
Pembelian
Perlk toko
Serba-serbi
Utang dagang



Perk
Ref
Jml










































Keterangan :
  1. Lajur tanggal di isi dengan tanggal terjadinya transaksi pembelian
  2. Lajur ini di faktur di isi dengan nomor faktur yang diterima dari penjual sehingga nomor dalam lajur ini tidak berurut
  3. Lajur perkiraan yang dikredit diisi dengan nama penjual. Nama penjual yang bersangkutan dibuka dalam buku besar pembantu utang
  4. Lajur referansi dengan tanda (check mark) setelah data yang bersangkutan dicatat dalam buku besar pembantu,  pada perkiraan penjual yang bersangkutan.
  5. Lajur pembelian diisi dengan jumlah pembelian
  6. Lajur perlengkapan toko diisi dengan jumlah (harga) perlengkapan toko yang dibeli secara kredit. Jika transaksi perlengkapan toko jarang terjadi lajur ini tidak perlu disediakan tersendiri, cukup dengan mencatat dalam lajur serba-serbi yaitu dengan menuliskan  “perlengkapan toko” dalam lajur perkiraan dan nomor perkiraan yang bersangkutan, ditulis dalam lajur ref pada saat diposting ke buku besar
  7. Lajur hutang dagang diisi dengan jumlah hutang yang terjadi akibat terjadinya transaksi yang bersangkutan.


Berikut contoh:
PD. Rima Melati selama bulan Juni 2004 terjadi transaksi sebagai berikut:
Juni 5      : Dibeli barang dagangan dari UD Maju Rp 1.200.000 dengan faktur No. Mo 1 Syarat
                  n/30
Juni 8     : Dibeli perlengkapan toko dari UD Laksana Rp 600.000 faktur No. L 15
Juni 12  : Dibeli barang dagangan dari UD Mekar faktur No. 25 syarat 2/10, n/30 seharga Rp 2.000.000
Juni 15   : Dibeli dari Toko Mawar perlengkapan toko Rp 600.000 no. faktur No. 204
Juni 22   : Dibeli barang dagangan dari UD Maju Rp 2.300.000 faktur No. M 35 syaat 2/10, n/30
Juni 24   : Dibeli dari PT Eka barang dagangan Rp 3.000.000 syarat 2/10, n/30 faktur No. E 065
Juni 28   : Dibeli dari UD Laksana perlengkapan toko Rp 400.000 faktur No. L 065
Juli 1     : Dikeluarkan cek untuk gaji karyawan Rp 2.800.000
Juli 5     : Dibayar tunai premi asuransi Rp 90.000
Juli 27     : Dibayar kepada UD Laksana faktur No. L0075 dan diserahkan cek No. 053 Rp 600.000
Juli 30     : Dibayar kepada UD Maju faktur No. M35 dengan penilaian
                  Jumlah faktur                          Rp 2.300.000,00
                  Potongan 2%                           Rp (   46.000,00)
                  Diserahkan Cek No. C093      Rp 2.254.000,00
           
            Dari transaksi diatas, apabila dicatat dalam jurnal pembelian dan jurnal pengeluaran kas maka nampak sebagai berikut :

PD. RIMA MELATI

Jurnal Pembelian
Tgl
No.
Akun yang
Ref
D E B E T
K R E D I T
Faktur
dikredit
Pembelian
Perlk Tk
Serba/I
Hutang


Akun
Ref
Jumlah
dagang
2004









Juni 5
M 01
UD Maju

1.200.000




1200000
Juni 8
L 15
UD Laksana

-
600000



600000
Juni 12
025
UD Mekar

2.000.000




2000000
Juni 15
204
Toko Mawar

-
600000



600000
Juni 22
M 35
UD Maju

2.300.000




2300000
Juni 24
E 065
PT Eka

3.000.000




3000000
Juni 28
L 065
UD Laksana

-
400000



400000




8.500.000
1600000



10100000




511
117



211

PD. RIMA MELATI
jurnal pengeluaran kas
Tgl
Nomor
Keterangan
Ref
D E B E T
K R E D I T
Cek

Pembelian
Hutang
Serba- serbi
Potongan
Kas


dagang
Akun
Ref
Jumlah
Pembelian
2004










Juli 1





B. Gaji
601
2.800.000

2.800.000
Juli 5





B. Ass
602
90000

90000
Juli 27
053
UD Laksana


600000




600000
Juli 30
093
UD Maju


2300000



46000
2254000






































2900000


2890000
46000
5744000





211



512
101

Dari jurnal diatas diposting ke akun buku besar sebagai berikut :

Perlengkapan Toko
No. 117
Tgl
Keterangan
Ref
Debet
Kredit
Saldo
Debet
Kredit
2004






Juni 30
J. Pembelian
01
1600000

1600000






















Pembelian
No. 511
Tgl
Keterangan
Ref
Debet
Kredit
Saldo
Debet
Kredit
2004






Juni 30
J. Pembelian
01
8500000

8500000





























Hutang dagang
No. 211
Tgl
Keterangan
Ref
Debet
Kredit
Saldo
Debet
Kredit
2004






Juni 30
J. Pembelian
01

10100000

10100000
Juli 31
JPLK
01
2900000


7200000








Dalam buku besar ini buku besar hutang dagang menunjukan saldo kredit Rp. 7.200.000 jumlah tersebut adalah seluruh hutang PD.Rima Melati yang di catat secara kolektif ( gabungan ) dalam perkiraan hutang dagang. Dengan demikian dalam buku besar umum tidak terdaoat informasi mengenai besarnya hutang kepada setiap kreditur.

Untuk kepentingan informasi mengenai kepada siapa perusahaan mempunyai hutang dan berapa besarnya, perusahaan harus menyediakan buku besar pembantu untuk hutang yang berfungsi sebagai tempat mencatat perubahan hutang kepada setiap kreditur. Sehingga setiap kali transaksi pembelian kredit, faktur yang di terima dari penjual akan di catat sbb:
1.      Dalam jurnal pembelian, untuk keperluan posting ke perkiraan pembelian dan perkiraan hutang
2.      Dalam buuku besar pembantu hutang, pada perk kreditur yang bersangkutan

Kegiatan posting dari bulan jurnal pembelian ke perk pembelian dan hutang dilakukan setiap akhir periode tertentu, sedang dalampencatatan buku besar pembantu hutang di lakukan setiap terjadi transaksi yang mengakibatkan perubahan hutang. Dari contoh diatas, maka buku besar pembantunya akan  tampak sbb:
PT EKA
Tgl
Keterangan
Ref
Debet
Kredit
Saldo
Debet
Kredit
2004






Juni 24



3000000

3000000




























UD MAJU
Tgl
Keterangan
Ref
Debet
Kredit
Saldo
Debet
Kredit
2004






Juni 5

JPB

1200000

1200000
Juni 22

JPB

2300000

3500000
Juli 31

JKK
2300000


1200000














UD Laksana
Tgl
Keterangan
Ref
Debet
Kredit
Saldo
Debet
Kredit
2004






Juni 27

JPB

600000

600000
Juni 28

JPB

400000

1000000
Juli 27

JKK
600000


400000














UD. MEKAR
Tgl
Keterangan
Ref
Debet
Kredit
Saldo
Debet
Kredit
2004






Juni 12

JPB

2000000

2000000




























Toko Mawar
Tgl
Keterangan
Ref
Debet
Kredit
Saldo
Debet
Kredit
2004






Juni 15

JPB

600000

600000















Untuk mengecek kesamaan antara total saldo perkiraan – perkiraan kreditur dlam buku besar hutang dengan saldo perkiraan hutang dagang, pada tanggal 31 juli dari buku besar hutang di buat daftar saldo hutang sbb:

PD RIMA MELATI
REKAPITULASI HUTANG
Nomor
Nama Kreditur
Saldo hutang
1
PT Eka
3000000
2
UD Laksana
400000
3
UD Maju
1200000
4
UD Mekar
2000000
5
Toko Mawar
600000


7200000
 
Saldo perkiraan hutang dagang dalam buku besar umum harus sama dengan total saldo perkiraan-perkiraan kreditur dalam buku besar pembantu hutang. Jika terjadi perkiraan menunjukkan adanya kesalahan pencatatan. Kesalahan pencatatan dapat terjadi pada saat mencatat transaksi dalam jurnal pembelian atau terjadi pada saat mencatat dalam buku besar pembantu hutang. Untuk mencek persamaan antara saldo perkiraan hutang dagang dengan total saldo buku besar pembantu huatng disusun daftar saldo hutang. Dalam hubungannya dengan buku besar pembantu hutang, perkiraan hutang dagang dalam buku besar umum berfungsi sebagai perkiraan pengendali atau perkiraaan kontrol.

Dari contoh soal diatas yang termasuk dalam jurnal pengeluaran kas adalah transaksi
tanggal 1,5,27,30 Juli.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar